استفاده از سامانهٔ مدار و سایت آن به معنای پذیرش شرایط زیر است. این شرایط ممکن است به‌روز شود؛ نسخهٔ معتبر همیشه همین صفحه است و تغییرهای مهم پیش از اجرا به مشتریان اطلاع داده می‌شود.
۱. تعریف‌ها
«مدار» ارائه‌دهندهٔ سامانه است. «مشتری» شخص حقیقی یا حقوقی‌ای است که فضای کاری دمو یا اشتراک دارد. «فضای کاری» محیط اختصاصی مشتری در سامانه با دادهٔ جدا از مشتریان دیگر است.
۲. حساب کاربری
مشتری مسئول درستی اطلاعات ثبت‌نام، حفظ دسترسی کاربرانش و نقش‌هایی است که به آن‌ها می‌دهد. هر فعالیتی که با حساب کاربران فضای کاری انجام شود به نام همان فضای کاری است.
۳. دموی هفت‌روزه
دمو رایگان است و برای آشنایی با سامانه داده می‌شود. پس از هفت روز دسترسی به فضای کاری دمو تا خرید اشتراک بسته می‌شود و داده‌ها تا ۳۰ روز نگه داشته می‌شوند؛ پس از آن پاک می‌شوند.
۴. اشتراک و پرداخت
اشتراک برای هر محصول و برای دورهٔ ماهانه، سه‌ماهه، شش‌ماهه یا سالانه خریداری می‌شود و پیش از شروع دوره پرداخت می‌شود. مالیات بر ارزش افزوده جداگانه در صورتحساب درج می‌شود. اگر اشتراک تمدید نشود، پس از پایان دوره دسترسی تا تمدید محدود می‌شود و داده‌ها طبق بند ۶ نگه داشته می‌شوند.
۵. استفادهٔ مجاز
استفاده از سامانه برای فعالیت غیرقانونی، ارسال پیامک تبلیغاتی ناخواسته، تلاش برای دسترسی به دادهٔ دیگران یا اختلال در سرویس ممنوع است و می‌تواند به تعلیق فضای کاری منجر شود.
۶. مالکیت و نگه‌داری داده
داده‌هایی که مشتری وارد سامانه می‌کند متعلق به خود اوست. مدار از این داده‌ها فقط برای ارائهٔ سرویس استفاده می‌کند. پس از پایان اشتراک، داده‌ها برای مدت محدودی نگه داشته می‌شوند تا مشتری بتواند تمدید کند یا خروجی بگیرد و سپس پاک می‌شوند.
۷. در دسترس بودن سرویس
مدار برای در دسترس ماندن پیوستهٔ سرویس تلاش می‌کند. وقفه‌های برنامه‌ریزی‌شده برای نگه‌داری، تا جای ممکن از پیش اعلام می‌شوند. مسئولیت قطعی‌های ناشی از عوامل خارج از اختیار مدار، از جمله اختلال شبکهٔ کشور، با مدار نیست.
۸. حل اختلاف
اختلاف‌ها ابتدا از راه مذاکره و از طریق راه‌های ارتباطی صفحهٔ تماس پیگیری می‌شوند و در صورت نیاز، مرجع رسیدگی دادگاه‌های صالح جمهوری اسلامی ایران است.